Tugas Softskill Komunikasi Bisnis
1.
Unsur-unsur dalam konikasi bisnis :
1. Memiliki tujuan, artinya
komunikasi bisnis harus memiliki tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya sejalan
dengan tujuan organisasi
2. Pertukaran, dalam hal ini
melibatkan paling tidak dua orang atau lebih yakni komunikator dan komunikan.
3. Gagasan, opini, informasi,
instruksi merupakan isi dari pesan yang bentuknya beragam tergantung tujuan,
situasi, dan kondisinya.
4. Menggunakan saluran
personal atau impersonal yang mungkin bersifat tatap muka, menggunakan media
tertentu atau melalui media yang menjangkau jutaan orang secara bersamaan.
5. Menggunakan simbol atau
sinyal yang merupakan alat atau metode yang dapat dimengerti atau dipahami oleh
penerima untuk menyampaikan pesan.
6. Pencapaian tujuan
organisasi: salah satu karakteristik yang membedakan organisasi atau lembaga formal
dari informasi adalah adanya tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya oleh manajemen
2.
Pola komunikasi bisnis :
Secara
umum pola kumunikasi (patterns of communication) dibedakan menjadi 2 saluran
(Purwanto,2006:40-45), yaitu:
a.
Saluran komunikasi formal
Dalam
struktur organisasi, garis, fungsional, maupun matriks, akan tampak berbagai
macam posisi atau kedudukan masing-masing sesuai dengan batas tanggung jawab
dan wewenangnya. Dalam kaitannya dengan proses penyampaian informasi dari
manajer kepada bawahan, pola transformasi informasinya dapat berbentuk 3 pola yaitu:
1. Komunikasi dari atas ke bawah
Komunikasi
dari atas ke bawah (top-down)merupakan jalur komunikasi yang berasal dari atas
(manajer) ke bawah (karyawan) merupakan penyampaian pesan yang dapat berbentuk
perintah, instruksi, maupun prosedur untuk dijalankan para bawahan dengan
sebaik-baiknya. Menurut Katz dan Kahn, komunikasi ke bawah mempunyai 5 tujuan
pokok yaitu:
o Memberikan pengarahan atau
instruksi kerja tertentu,
o Memberikan informasi kenapa
pekerjaan itu harus dilaksanakan,
o Memberikan informasi
tentang prosedur dan praktik organisasional,
o Memberikan umpan balik
pelaksanaan kerja kepada para karyawan,
o Menyajikan informasi
mengenai aspek ideologi dalam membantu organisasi menanamkan pengertian tentang
tujuan yang ingin dicapai.
2.
Komunikasi
dari bawah ke atas
Atau
disebut buttom-up communicatin berarti alur pesan yang disampaikan berasal dari
bawah (karyawan) menuju ke atas (manajer). Pesan mula-mula berasal dari para
karyawan yang selanjutnya disampaikan ke jalur yang lebih tinggi.
3.
Komunikasi
Horizontal
Atau
horizontal communication atau sering disebut komunikasi lateral (lateral
communication) adalah komunikasi yang terjadi antara bagian-bagian yang
memiliki posisi sejajar atau sederajat dalam suatu organisasi. Tujuan
komunikasi horizontal antara lain untuk melakukan persuasi, mempengaruhi, dan
memberikan informasi kepada bagian atau departemen yang memiliki kedudukan
sejajar.
4.
Komunikasi
Diagonal
Atau
diagonal communication melibatkan komunikasi antara dua tingkat (level)
organisasi yang berbeda. Contohnya adalah komunikasi formal antara manager
pemasaran dengan bagian pabrik, antara manager produksi dengan bagian promosi,
antara manager produksi dengan bagian akuntansi dan lain sebagainya
b. Saluran
Komunikasi Informal
Dalam
jaringan komunikasi informal, orang-orang yang ada dalam suatu organisasi,
tanpa mempedulikan jenjang hierarki, pangkat, dan kedudukan atau jabatan, dapat
berkomunikasi secara luas. Meskipun hal-hal yang mereka perbincangkan biasanya
bersifat umum, seperti mengobrol tentang humor yang baru di dengar, keluarga,
anak-anak, dunia olahraga, musik, acara film, dan sinetron tv, dan kadang kala
mereka juga membicarakan hal-hal yang berkaitan dengan situasi kerja yang ada
dalam organisasinya.
3.
Pengaruh pemanfaatan teknologi informasi dalam mengambil keputusan :
Membuat
keputusan (decision making).
Membuat
keputusan (decision making) adalah suatu proses memilih alternatif tertentu
dari beberapa alternatif yang ada. Jadi, membuat keputusan adalah suatu proses
memilih antara berbagai macam cara untuk melaksanakan pekerjaan. Semakin
berpengalaman dalam pengambilan keputusan, semakin besar pula kepercayaan diri
yang akan semakin berorientasi pula pada suatu tindakan. Jika seorang wirausaha
mampu mengambil suatu keputusan dalam batas-batas waktu yang masuk akal,
mungkin ia mampu mengambil suatu keputusan yang menguntungkan sehingga
sewaktu-waktu muncul peluang-peluang bisnis.
Di
sini seorang Wirausaha harus cepat mengambil suatu keputusan agar dapat
menggunakan kesempatan sebaik-baiknya. Wirausaha yang ingin maju dalam
bisnisnya, harus dapat memutar akal dengan mengandalkan intuisi, ide-ide yang
penuh kreatif dan inovatif. Mereka juga harus memandang persoalan dalam konteks
yang lebih luas, sambil mengingat bahwa keputusan-keputusan utama akan mempunyai
akibat-akibat jangka panjang atas operasi bisnisnya. Seorang wirausaha
diharapkan lebih aktif dalam dan lebih kreatif, karena ia harus membuat
keputusan (decision making) tanpa bantuan data-data kuantitatif
(data berbentuk angka-angka) atau dukungan staf yang berpengalaman.
Keberhasilan
seorang Wirausaha di dalam bisnis, tergantung pada kemampuan membuat keputusan
yang meningkatkan keuntungan bisnisnya pada masa yang akan datang. Kemampuan
membuat keputusan dapat diperoleh dari pengalamannya selama bertahun-tahun.
Akan tetapi, dalam prakteknya pasti ada saja kesalahan-kesalahan, yang harus
cepat disadari dan diambil tindakan pembetulannya.
Dalam
perusahaan besar, biasanya pembuatan dan pengambilan keputusan itu didasarkan
atas dasar data-data dan dokumentasi perusahaan yang terdapat dalam survei,
laporan usaha, dan sebagainya. Informasi ini biasanya telah dihimpun dengan
cara yang sudah ditentukan, sesuai dengan teknik-teknik pemecahan masalah.
Adapun
pedoman untuk membuat keputusan, kuncinya adalah sebagai berikut:
1.
Terlebih
dahulu, tentukan fakta-fakta dari persoalan yang sudah dikenal.
2.
Identifikasi,
bidang manakah dari persoalan-persoalan yang tidak berdasarkan fakta-fakta. Di
bidang yang dikenal inilah, seorang Wirausaha harus menggunakan logika,
penalaran, dan institusinya untuk membuat keputusan.
3.
Keberanian
dan antusiasme sangat diperlukan dalam menerapkan sebuah keputusan
4.
Bersedia
untuk mengambil tindakan agresif dalam menerapkan sebuah keputusan.
5.
Ambillah
risiko yang sedang-sedang saja jika terdapat ketidakpastian yang besar
6.
Dalam
keadaan tertentu, mungkin lebih baik untuk meneruskan sesuatu yang telah
berhasil pada masa lampau.
7.
Jauhilah
keputusan-keputusan yang akan mengubah secara drastis susunan organisasi yang
sekarang.
8.
Keputusan
perlu diuji cobakan dahulu.
Seorang
Wirausaha harus memulai menerapkan keputusan, semua keragu-raguan dan
ketidakpastian haruslah dibuang jauh-jauh. Jika anda dihadapkan pada alternatif
harus memilih, maka buatlah pertimbangan-pertimbangan yang matang. Kumpulkan
berbagai informasi dan boleh meminta pendapat orang lain. Setelah itu, ambil
keputusan dan jangan ragu-ragu. Dengan berbagai alternatif yang ada dalam
pikiran, para Wirausaha akan dapat mengambil keputusan yang terbaik. Banyak
factor yang dapat mempengaruhi pembuatan keputusan (decision making),
diantaranya motivasi, persepsi, dan proses belajar.
Dalam
proses pembuatan keputusan, kenyatannya ada Wirausaha yang mampu mengambil
keputusan berdasarkan pengalaman, dan ada pula Wirausaha yang berperilaku
membuat keputusan secara otomatis. Jika keputusan diambil berdasarkan pada
pengalaman masa lalu, hendaknnya tergantung juga pada tempat, waktu, pendidikan
Wirausaha, dan sebagainya.
o Seorang Wirausaha yang
kreatif adalah yang pandai mengambil keputusan- keputusan yang tepat dalam
bisnisnya.
o Seorang Wirausaha suksesnya
tergantung pada kemampuan mengambil keputusan yang meningkatkan kemampuan
meningkatkan laba bisnis pada masa mendatang.
o Seorang wirausaha yang
ingin maju sangat tergantung pada ekspentasi masa depan dan keberlanjutan
bisnisnya.
Faktor
dan pertimbangan membuat keputusan
Dalam
mengelola bisnisnya, para worausaha harus membuatkeputusan akhir dengan
memperhatikan faktor-faktor dan pertimbangan berikut:
o Ukuran dan kompleksitas
bisnis.
o Harapan mengenai
pertumbuhan dan perkembangan bisnis.
o Fasilitas jasa yang
tersedia di daerah untuk berbagai instalasi sistem.
o Kualitas dan kuantitas dari
staf yang tersedia untuk pelbagai jenis system dan fasilitas latihan yang
tersedia.
o Jumlah transaksi yang harus
diproses.
o Faktor-faktor keuangan.
4.
Peran komunikasi dalam bisnis :
Keberhasilan komunikasi di dalam suatu organisasi akan
ditentukan oleh kesamaan pemahaman antar orang yang terlibat dalam kegiatan
komunikasi. Kesamaan pemahaman ini dipengaruhi oleh kejelasan pesan, cara
penyampaian pesan, perilaku komunikasi, dan situasi komunikasi. Komunikasi
organisasi biasanya menggunakan kombinasi cara berkomunikasi (lisan, tertulis
dan tayangan) yang memungkinkan terjadinya penyerapan informasi dengan lebih mudah
dan jelas.
Secara empiris, pemahaman orang perihal sesuatu hal akan
lebih mudah diserap dan dipahami jika sesuatu tersebut diperlihatkan
dibandingkan hanya diperdengarkan atau dibacakan. Dan akan lebih baik lagi
hasilnya jika sesuatu yang dikomunikasikan tersebut, selain diperlihatkan juga
sekaligus dipraktikkan.
Hasil studi tentang perilaku bisnis di kalangan esekutif
menunjukan fakta bahwa kemampuan berkomunikasi merupakan unsur pokok diantara
berbagai factor personal yang diperlukan untuk memperomosikan menejemen
organisasi atau mengatasi konflik menejemen (Boove and Thill,2002). Dengan kata
lain, kemampuan berkomunikasi efektif sekaligus juga merupakan salah satu ciri
mutu SDM karyawan. Istilahnya,komunikasi efektif dalam suatu organisasi dapat
diumpamakan seperti darah dalam tubuh dank unci kesuksesan.
Keberhasilan komunikasi bisnis juga sangat ditentukan oleh
adanya efektivitas dalam komunikasi bisnis. Efektivitas komunikasi bisnis,
seperti halnya jenis komunikasi lainnya ditentukan beberapa hal:
Presepsi
Komunikasi harus dapat memprediksi apakah pesan yang
disampaikan dapat diterima komunikan.
Keberhasilan Teknologi Informasi dan Komunikasi
Salah
satu factor keberhasilan komunikasi bisnis dalam penggunaan teknologi informasi
dan
komunikasi
yaitu adanya proses integrase informasi menyangkut ketersediaan komunikasi data
yang tepat guna. Ini mencakup beberapa factor antara lain, pertama, cakupan
(range) produksi jasa komunikasi data yang memiliki. Dengan adanya hirarki,
jenis, dan besar kecilnya manufaktur mempunyai perbedaan karakteristik system
informasi yang dibutuhkan sehingga diperlukan jenis layanan komunikasi yang
berbeda pula. Kedua, Converage. Diperlukan provider yang dapat menyediakan
layanan di lokasi manapun mengigat lokasi manufacture yang menyebar dan
terkadang di daerah yang terpencil (rural area). Ketiga, unjuk kerja (performansi).
Performansi yang tinggi merupakan syarat utama agar komunikasi selalu dapat
dilakukan. Keempat, Biaya. Factor biaya menjadi salah satu faktor yang perlu dipertimbangkan
agar efisiensi tetap dapat ditingkatkan.
5. Pemanfaatan teknologi informasi dalam
komunikasi bisnis :
1. Munculnya
peluang bisnis baru (E-business), dengan semakin majunya teknologi dan
informasi akan mendorong beberapa orang untuk menciptakan beberapa peluang yang
sangat menguntungkan dan sebagai modal bisnis yang sangat menguntungkan.
Contohnya pemanfaatan kemajuan teknologi dan komunikasi adalah google. Di mana
search engine google banyak digunakan untuk mencari sesuatu di internet dan
perusahaan google akan mendapatkan banyak keuntungan.
2.
Mengurangi biaya produksi dan operasional, kemajuan teknologi dan informasi
dapat membantu perusahaan dalam mengurangi biaya produksi sehingga perusahaan
akan mendapatkan keuntungan yang besar dengan mengeluarkan pengeluaran yang
sedikit. dan mengurangi operasional sehingga perusahaan dapat menambah jumlah
produksi di setiap barang produksinya.
3.
Mempermudah proses komunikasi dan monitoring setiap karyawan, mempermudah
proses komunikasi dan monitoring setiap karyawan yang bekerja, sehingga
karyawan tidak perlu repot-repot datang ke ruang rapat dan berkumpul bersama,
dan bisa melakukan teleconference untuk saling berkomunikasi mengenai beberapa
ide. Hal tersebut membuat rapat menjadi lebih praktis dan juga dapat mengawasi
kinerja para karyawan.
4.
Akses informasi dan penyebaran informasi, mempublikasikan berita melalui
internet dapat tersebar luas dengan cepat dibandingankan dengan enggunakan fax
atau pos. Kita dapat menyebar luaskan informasi ke seluruh dunia dan dapat
berinteraksi langsung melalui komputer.
5.
Komunikasi yang cepat, fasilitas yang ada di internet banyak membuktikan
kecepatanya berkomunikasi dengan orang yang dituju, seperti E-mail yang telah
banyak digunakan untuk mengirim dan menerima dokumen. Chat atau video
conferencing juga mempercepat komunikasi.
Jadi
peran perkembangan teknologi informasi pada saat ini tidak bisa dipisahkan dari
dunia bisnis, karena perkembangan teknologi informasi dapat memberikan berbagai
keuntungan dan kemudahan dalam menjalankan aktivitas bisnis. Namun selain
memberikan manfaat dalam bidang bisnis, teknologi infromasi juga dapat disalah
gunakan dalam hal yang kurang baik. Oleh karen itu, untuk pengunaannya harus
digunakan secara bijak.
Komentar
Posting Komentar